Những lưu ý cần tránh để có 1 website chất lượng nhưng không lãng phí

Website có phải làm càng nhiều, càng to là càng oai càng mạnh hay không?

Ai cũng sẽ đồng ý rằng trong thời đại ngày nay, mỗi doanh nghiệp nên có một trang web để giới thiệu, quảng bá về mình với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, việc chạy theo phong trào đôi khi làm cho website không còn ý nghĩa phục vụ công tác quảng bá, kinh doanh của doanh nghiệp mà đúng hơn là để cho “oách” với nhau trong giới kinh doanh mà thôi.

Nhiều công ty chuyên thiết kế website cho biết, trung bình khoảng 2 - 3 năm là doanh nghiệp “đập” website để xây lại cái mới. Chức năng thì lui tới cũng thế thôi, chỉ khác cái là chuyển qua chuyển lại giữa ngôn ngữ .PHP và .NET với cái giao diện mới. Vậy là phải mất từ 15 - 20 triệu đồng để có được cái giao diện mới, sau đó phải mất công chuyển dữ liệu cũ sang trang web mới. Có thể nói, chi chừng đó tiền đối với một doanh nghiệp là “chuyện nhỏ” nhưng phải “lao tâm khổ tứ” cho cái vụ web thì không đáng chút nào.

Anh B. - Giám đốc Công ty M.B cho biết: Nhiều doanh nghiệp yêu cầu thiết kế trang web cho công ty như là một vật trang trí chứ không phải một công cụ hỗ trợ kinh doanh. Đầu năm 2007, có doanh nghiệp đặt hàng chúng tôi thiết kế trang web tự động thay đổi giao diện theo 4 mùa Xuân - Hạ - Thu - Đông, trong khi doanh nghiệp này chuyên sản xuất kinh doanh về thực phẩm chứ không phải thời trang. Chúng tôi thử báo giá 6.000USD, ai ngờ họ đồng ý và có thể giá đó mới “xứng tầm” thương hiệu của công ty này.

Để sử dụng website doanh nghiệp đạt hiệu quả, trước hết hãy xác định website doanh nghiệp không phải là một trang tin tức xã hội mà chỉ phục vụ cho nội bộ công ty, khách hàng, đối tác và những ai quan tâm đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của mình. Đây cũng sẽ là kênh marketing quan trọng nếu doanh nghiệp biết tự tổ chức. Chẳng hạn, website của một công ty in bao bì nếu có được những bài viết chuyên môn về kỹ thuật in bao bì; phân tích, so sánh các công nghệ in và giá cả trên thị trường thì đó là nguồn tin có giá trị cho các tờ báo, trang tin điện tử và khách hàng, đối tác của mình tham khảo và dẫn chứng. Lúc đó thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được nhắc đến trên các phương tiện truyền thông; đồng thời chứng minh được với khách hàng, đối tác về năng lực in ấn bao bì của mình. Đây cũng sẽ là những thông tin giúp nhân viên công ty hiểu rõ hơn về lĩnh vực mà họ đang làm, bởi không phải nhân viên nào cũng có đủ kiến thức về chuyên môn khi trao đổi với bạn bè đồng nghiệp hay tư vấn cho khách hàng.

Những khoản lãng phí không đáng khi thết kế web

Có không ít khoản lãng phí đến mức không thể ngờ tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chỉ làm một phép tính nhỏ, các chủ doanh nghiệp sẽ thấy ngay mình đang lãng phí như thế nào và ở mức nào.

Thứ Nhất: là không lượng hóa được khối lượng công việc của nhân viên. Đây là điều hết sức lãng phí đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam. Một công ty kinh doanh về thương mại điện tử đã phải thuê hẳn hai nhân viên IT (một phần cứng, một phần mềm) để lo bảo mật server và website, trong khi phí thuê bảo mật server của các công ty cho thuê server chỉ tốn có 49USD/tháng. Chưa hết, công ty này còn tuyển 5 nhân viên cập nhật thông tin cho 15 chuyên mục của website. Tính ra mỗi nhân viên cập nhật được khoảng 30 tin tức mỗi ngày. Tất nhiên với chừng đó dung lượng,  mỗi nhân viên chỉ cần khoảng 2 giờ đồng hồ để khai thác và đưa lên.

Thứ hai là yêu cầu thiết kế trang web với quá nhiều chức năng, trong khi bản thân doanh nghiệp chỉ có nhu cầu sử dụng với các chức năng cơ bản như: tin tức, giới thiệu sản phẩm, câu hỏi thường gặp, liên hệ, webmail… Trường hợp này xảy ra tại một trung tâm đào tạo nghề ở TP.HCM, khi trung tâm này quyết định kí hợp đồng thuê thiết kế trang web với giá 1.800USD. Thế nhưng khi đưa vào vận hành, không đủ nhân sự để có thể sử dụng được 50% chức năng của trang web này. Ông N.H.A - Giám đốc trung tâm hối tiếc: Nếu biết trước thế này thì chúng tôi đã không phải mất quá nhiều tiền đến vậy. Nào tốn tiền thiết kế, thuê server, trả lương nhân viên mà chẳng mang lại được lợi ích gì nhiều.

Thứ Ba là thuê cả một server với băng thông không giới hạn lưu lượng chỉ để chạy một trang web có dung lượng chưa đầy 500MB, phục vụ trung bình 100 lượt truy cập mỗi ngày. Đó là trường hợp của Công ty N.B.T tại TP.HCM. Anh N. - Giám đốc công ty này cho biết, theo tư vấn của nhân viên phụ trách IT, công ty đã thuê luôn một server chạy riêng cho website và e-mail công ty để đảm bảo tính bảo mật và tốc độ đường truyền. Vậy là mỗi năm ngốn mất gần 40 triệu đồng  thuê server và gần 50 triệu đồng tiền lương cho nhân viên bảo mật, trong khi website chỉ giới thiệu, cập nhật các sản phẩm và tin tức nội bộ. Chưa kể hơn 15 triệu đồng tiền thuê thiết kế trang web. Anh N. còn cho biết thêm là sau khi cho nhân viên IT này nghỉ việc vì đã để tình trạng website và e-mail của công ty bị lỗi liên tục, đã phát hiện trên cái server này chứa đến hơn 20 website của doanh nghiệp… từ trên trời rơi xuống. Oái oăm hơn, bản thân trang web được “bung” từ một template miễn phí của Joomla!